Voi e la vostra Società siete pronti a
diventare più organizzati, più produttivi e più
esperti nel condividere le informazioni?
In
tal caso, siete pronti per un database
semplice.
Pensate a un database come un mazzo di carte
con diversi bit di informazioni per ognuna di
esse. Su ogni carta è possibile inserire
qualsiasi tipo di informazione - testo, numeri,
date, immagini e collegamenti Web. Le carte
sono poi organizzate in elenchi (o "tabelle"
nella terminologia del database). È possibile
memorizzare liste di clienti, progetti a cui si
sta lavorando e voci o immagini da organizzare.
Probabilmente avete informazioni sparse, su
fogli elettronici, su documenti o su fogli di
carta. Un database vi aiuta a raccogliere tutte
queste informazioni in un unico ambiente
permettendo a voi (e al vostro team) di
diventare più organizzati e più produttivi.
Ad alcuni, i database possono incutere timore.
Ma esistono software di database facili da
usare ed economici! I database possono essere
semplici come gli altri programmi che si
utilizzano sul computer ogni giorno, ad esempio
elaboratori di testi e fogli
elettronici.
Vantaggi di un database
Perché
dovreste inserire le informazioni in un
database invece di, diciamo, un foglio
elettronico o un documento? Con i database è
molto più semplice trovare le informazioni. È
possibile rivolgere una domanda al database
come "quante persone hanno accettato di venire
al mio evento" oppure "quale cliente ha
acquistato quale prodotto" e ottenere una
risposta immediata.
I database organizzano le informazioni in
elenchi, come i fogli elettronici, ma, a
differenza di questi, è possibile visualizzare
le informazioni sotto forma di moduli. Un
modulo può essere simile a un modulo cartaceo,
oppure può essere pensato come un modulo
online. I moduli rappresentano un ottimo
strumento per ottenere informazioni
dettagliate. Visualizzate tutti i progetti in
un elenco e con un clic vedete i dettagli di un
particolare progetto sotto forma di modulo. I
moduli sono utili anche per l'inserimento dei
dati.
I database aiutano ad avere informazioni più
precise. Liste a tendina d'effetto,
completamento automatico dei campi e altre
funzioni consentono di inserire i dati in modo
rapido e coerente.
Avrete sicuramente dimestichezza con le
applicazioni che dispongono di funzioni simili
a quelle del database, come la rubrica, il
calendario, i programmi di gestione delle foto
e così via. Anche se estremamente utili, questi
programmi eseguono un numero limitato di
funzioni e registrano una quantità limitata di
informazioni. Al contrario, i database possono
contenere qualsiasi tipo di informazione e
permettono di visualizzare i dati in qualsiasi
modo.
Utilizzate un database per collegare le vostre
informazioni. Mettiamo il caso abbiate una
lista di clienti e una lista di prodotti che
avete venduto. Collegando (o "mettendo in
relazione") queste liste, è possibile
visualizzare tutti i prodotti acquistati da un
particolare cliente. Quindi è possibile
collegare i record di un database con file,
foto, filmati e pagine Web per organizzare
tutto in un unico ambiente. Provate a farlo con
un foglio elettronico!
I database sono in grado di fare di più oltre
che memorizzare semplicemente i dati. Vi
aiutano a risolvere i problemi, rispondono alle
domande e prendono decisioni. È possibile
creare formule e calcoli che aiutino ad
analizzare le informazioni, quindi realizzare
veloci resoconti per aiutare a condividere le
proprie informazioni.
La stampa flessibile è un altro punto di forza
dei database. Etichette postali, resoconti,
fatture, carte magnetiche per eventi e moduli
di iscrizione cartacei sono tutti più semplici
con i database.
I database completi (come FileMaker Pro)
consentono a più persone di accedere e
utilizzare contemporaneamente lo stesso
database. Le funzioni di sicurezza permettono
di limitare l'accesso alle informazioni solo
alle persone autorizzate.
Al
giorno d'oggi i database utilizzano il Web.
Raccogliete i dati dai siti Web, create
database Web e permettete a colleghi o clienti
di accedere alle vostre informazioni, ovunque
essi si trovino, semplicemente accedendo a un
browser. Strumenti semplici assicurano una
pubblicazione del database sul Web rapida,
facile e sicura
A
cosa serve un database
I
database possono essere utilizzati per eseguire
migliaia di operazioni. Di seguito sono
riportate quelle più comuni:
1. Gestire i contatti e le liste dei clienti
2. Tenere traccia dei progetti e dei lavori
3. Creare un inventario per le foto
4. Coordinare attività di gruppo
5. Creare resoconti veloci e semplici
6. Organizzare un'asta di beneficenza
7. Tenere traccia delle informazioni dei
dipendenti
8. Stampare fatture, lettere ed etichette
postali
9. Collegare dati, studenti e classi
10. Memorizzare beni digitali e relative
descrizioni
Condivisione informazioni
I
database permettono di condividere informazioni
in modo semplice e veloce. Un modo semplice di
condividere i dati è quello di esportarli in
file PDF o fogli elettronici, quindi inviarli
tramite e-mail ai componenti del team, ai
partner commerciali o agli amici.
Testi e concetti ripresi dal sito ufficiale di FileMaker Italia